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Nehmen Sie sich morgens richtig viel vor und haben abends nur einen Bruchteil dessen tatsächlich geschafft, weil andauernd das Telefon klingelt, dringende E-Mails eingehen und Mitarbeiter Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen? Mit den folgenden elf Tipps lernen Sie, Ihre Zeit bei der Arbeit besser zu nutzen. Die Post zeigt in ihrem Newsletter auf, wie sich Zeitfresser eliminieren lassen, die Ihnen das Gefühl geben, nicht genug zu schaffen.

• Am meisten Zeit wird für Besprechungen aufgewendet. Effizienter werden sie durch die Teilnahme von ausschliesslich relevanten Mitarbeitern, klar gesetzte Ziele und deutliche Kommunikation sowie das Erstellen einer Agenda, die jedem eine vorbereitende Aufgabe vorab zuteilt. Durch die Besprechung an Stehtischen und ein Verbot von Smartphones/ Tablets bleiben alle Teilnehmer ausserdem konzentrierter.
• Vermeiden Sie Unterbrechungen des Arbeitsflusses und ziehen Sie sich bewusst zurück: Schliessen Sie das E-Mailprogramm, leiten Sie Ihr Telefon um, informieren Sie die Kollegen darüber, dass Sie nicht erreichbar sind und machen Sie nach Möglichkeit Ihre Bürotür zu. Ohne Störfaktoren arbeiten Sie konzentrierter, schneller und fehlerfreier.
• Nutzen Sie eine einzige Zeitspanne, in der Sie die Post lesen und alle Rückrufe tätigen.
• Grundsätzlich werden Sie nicht von E-Mails „gestört“, solange das Programm geschlossen bleibt. Legen Sie zwischen zwei und vier feste Zeiten fest, zu denen die E-Mails gelesen und beantwortet werden. Beginnen Sie zudem morgens nicht beim E-Mail-Account, sondern starten Sie mit einer produktiven Erledigung. Tragen Sie sich bei Newslettern, die Sie sowieso nicht lesen, direkt aus.
• Legen Sie den Perfektionismus ab. Bei vielen Aufgaben ist die erbrachte Genauigkeit nicht gefragt und daher ein unnötiger Zeitfresser. Setzen Sie sich selbst einen zeitlichen Rahmen und liefern Sie das bestmögliche Ergebnis innerhalb dieses Zeitraums.
• Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf. Dadurch haben Sie das Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben und Sie fühlen sich wohler.
• Erstellen Sie eine Not-to-do-Liste. Wägen Sie bei jeder Aufgabe ab, wie wichtig deren Erfüllung für Ihre Ziele ist und ob sie zwangsläufig (von Ihnen) erledigt werden muss. Durch das Delegieren oder Streichen von Aktivitäten finden Sie Zeit, um die wirklich wichtigen Punkte abzuarbeiten.
• So setzen Sie Prioritäten: Mit der Eisenhower-Methode teilen Sie sämtliche Aufgaben in wichtig/unwichtig und eilig/nicht eilig ein. Was wichtig und eilig ist, wird sofort erledigt, was wichtig, aber nicht eilig ist, wird terminiert. Die Kombination aus unwichtig und eilig delegieren Sie und Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind, verschieben Sie auf die Not-to-do-Liste. Gehen Sie als erstes die Aufgaben an, die für Ihre Arbeit essentiell sind.
• Stoppen Sie den Informationsfluss durch Zeitungen, Nachrichten, Blogs und soziale Netzwerke. Sie erhalten mehr Informationen, als Sie eigentlich benötigen, und verlieren den Fokus sowie die Möglichkeit, sich zu vertiefen.
• Nutzen Sie funktionale Tools, um Ihre Aufgaben, Notizen und Termine zu verwalten.
• Gönnen Sie sich Pausen. So bekommen Sie den Kopf frei und arbeiten im Anschluss wieder effizienter weiter.

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